Von „O“ bis „O“. In wenigen Tagen sind Winterreifen fällig.

Es gibt Regeln, deren Sinnhaftigkeit ist in diesen Tagen zu überdenken. Wir hatten heute alle einen herrlichen Sommertag. Im Traum würde ich nicht auf die Idee kommen, kommende Woche Winterreifen aufziehen zu wollen. Oder sieht das nach Winter aus?

Essen Baldeneysee

Das war heute in Essen am Badeneysee. Sonne pur, 26 Grad.

 

Produktfotos mit einfachen Mitteln

Wir haben leider die bittere Aufgabe, von ca. 30.000 Artikel Fotos machen zu müssen. Im Wesentlichen für die interne Verwendung, aber dennoch sollen sie halbwegs professionellen Ansprüchen genügen. Aber wir sind keine „Professionellen“ und wir wollen auch nicht erst einen Fotolehrgang machen. Interessanterweise haben wir jedoch eine professionelle Ausstattung mit Spiegelreflexkamera, Softbox und sündhaft teuren Lampen. Diese hat sich aber als viel zu umständlich und auch vom Ergebnis her als nicht gut erwiesen. Letzteres natürlich nur, weil wir keine Ahnung haben.

Aber angesichts die schieren Menge an Bildern verbietet sich übertriebener Aufwand. Selbst wenn wir nur eine Minute pro Bild benötigen, sind es dennoch 500 Stunden oder 62 komplette Arbeitstage. Also jede gesparte Zeit ist sehr viel Geld.

Wir haben uns eine Auflage mit satinierten Plexiglas gebaut. In einem Raum mit kräftiger Neonbeleuchtung haben wir sodann unsere Smartphones gezückt und so allerhand versucht. Wichtig war es zu erreichen, dass die Artikel keine Schatten warfen. Das Ergebnis, finde ich, kann sich sehen lassen:

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Jedoch will ich nicht verschweigen. dass wir die Bilder nachträglich freigestellt haben. Aber durch die Verwendung der schattenschluckenden Platte, war das sehr schnell erledigt. Mit Live-Auswahlrahmen funktioniert das mit Adobe Fireworks auch sehr schnell.

Mein nächster Schritt wird es sein zu versuchen, das Freistellen zu automatisieren. Für heute in ein Anfang gemacht und ich bin recht zufrieden. „Leider“ gibt es schon viele Bilder, da unsere aber nun doch viel besser sind, müssen wir diese auch erneuern.

Wir haben nun eine Fotostation und definierte Regeln, wonach die Fotos zu machen sind. Einheitlicher und professioneller Darstellung aller Produkte steht nun nichts mehr im Wege. Außer Zeit und Kosten.

 

 

Flowheater macht die Datenübernahme einfach

Worum geht es?

Datenübernahme kann ein schwieriges Geschäft sein. Oder eine Routineaufgabe. Ich habe FlowHeater der FlowHeater GmbH gefunden und möchte meine positiven Erfahrungen hiermit teilen.

flowheater

Im Kollegenkreis hat so jeder seine spezielle Art, Daten zu übernehmen. Zu exportieren, zu synchronisieren oder zu importieren. Es werden Tools der Datenbank, eigene Skripte, oder die Funktionen der Entwicklungsumgebung verwendet. Ich bin aber natürlich der Meinung, ich mache es besser. Ich erstelle Definitionen für Datenübertragungen in einer grafischen Umgebung. Das geht nicht nur schneller, es verhindert auch Fehler. Sicher hat man mit selbst geschriebenen Skripten noch mehr und detaillierte Kontrolle, man muss es aber auch kontrollieren, sprich machen. In FlowHeater klickt man zusammen, testet und führt aus. Und wenn man es dann regelmäßig braucht, gibt es die Möglichkeit der geplanten Batchverarbeitung.

Was ist Flowheater?

  • Eine sehr intuitive Umgebung, um 2 Datenquellen zu verbinden. Ist dies geschehen, können einzelne Tabellen über sogenannte Pipes sehr einfach deren Spalten verbinden
  • Auf dem Wege von der Quelle ins Ziel, lassen sich diese Pipes mit … beeinflussen. So sind vielschichtige Änderungen der auf dem Wege befindlichen Daten möglich
  • Ob Daten nur angefügt, ersetzt und/oder aktualisiert werden sollen, ist über einen simplen Mausklick definiert
  • Diese Projekte lassen sich in einem FlowHeater-Dateiformat speichern und jederzeit wiederholen
  • Es gibt viele Konnektoren. Text, CSV, XML, ODBC, um nur einige und für mich wichtigsten zu nennen

Was macht Flowheater besser?

  • Es fängt Probleme ab Eine Verbindung und Datenübertragung funktioniert nahezu immer auf Anhieb. Zudem gibt es Hilfen wie “Testverbindung”
  • Es fängt Aufwand ab Durch die grafische Benutzeroberfläche ist es auch für den Laien recht einfach, eine Datenübertragung zu realisieren. Aber auch der Profi profitiert. In der Situation”schnell mal eben” aber auch bei komplexen Aufgaben. Vor allem durch die Testfunktionen, ohne wirkliche Übertragung, gestalten sich derartige Aufgaben wesentlich entspannter
  • Es wird protokoliert In einer Ergebnisübersicht sieht man, was passiert ist. Insbesondere auch das, was nicht passiert ist, sprich eine Erklärung, warum einzelne Daten nicht angekommen sind.
  • Es werden SQL-Skripte generiert. So ist ein Import auch ohne FlowHeater ausführbar

Beispiele

Online-Banking

Online-Banking habe ich lange Zeit mit Anwendungen wie “Mein Geld” durchgeführt. Doch immer wieder gab es irgendwelche Probleme mit den Zugängen oder Fehler genereller Art. Mir entstand immer mal wieder der Eindruck, dass ich mich mehr mit der Software, als mit den Daten beschäftigt habe. Eine Lösung musste her. Da es mir nur um Auswertung und hierfür Kategorisierungen ging, hatte ich eine realistische Chance, etwas sinnvolles selber programmieren zu können. Gesagt, getan.

Die Daten der Banken liegen online bei jeder mir bekannten Bank als CSV-Download vor. Einen kleinen manuellen Schritt, der Download dieser Daten, musste ich akzeptieren. Um danach aber keine Hampelei mehr zu haben, konnte ich nun auch für den Import dieser Daten etwas selbst programmieren. Oder Flowheater verwenden. Es ist jetzt nicht überraschend, dass ich mich für Letzteres entschieden habe, denn es hat mir eine Menge Arbeit erspart.

Folgende Aufgaben mussten erfüllt werden

  • Eine wiederverwendbare Definition des Imports
  • Reaktion auf Besonderheiten der jeweiligen CSV-Dateien
  • Manche Datenbanken haben einen aufwändigen Header. Der muss übersprungen werden
  • Direkter Import in eine SQL-Datenbank, ohne diese CSV-Daten vorher noch bearbeiten zu müssen

Umsetzung mit Flowheater

In ein definiertes Verzeichnis lade ich die CSV-Dateien herunter. Das ist der einzige Schritt, bei dem ich noch denken muss. Danach lasse ich FlowHeater die Daten in meine SQL-Datenbank (SAP SQL Anywhere 12) importieren. Und da FlowHeater alles für mich macht, sind die Daten schön aufbereitet in meiner eigenen Anwendung auswertbar.

Mit den sogenannten Heater-Funktionen, könnte ich bereits beim Import schon Regeln definieren und Daten aufbereiten. Denn diese bieten Kontrollstrukturen, Zeichenketten-, Zahlen- und Datumsfunktionen. Ich habe es nicht probiert, aber sicher könnte man an der Stelle Buchungen kategorisieren.

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Beispiel Umstellung von Artikelnummern

Die eigentliche Aufgabe, wie hier in der Überschrift beschrieben, betrifft Flowheater nun nicht wirklich. Dennoch halte ich dieses Beispiel für erwähnenswert.
Es soll in einer Datenbank mit ca. 40.000 Artikel der Artikelnummerstruktur geändert werden. Diese Daten sollten zunächst einmal schön bearbeitbar in eine Exceltabelle übernommen werden. Eigentlich kein großes Problem. Doch hatte ich das Problem, dass genau nach 16.267 Artikeln der Import abgebrochen ist. So ganz spontan habe ich auch nach der Analyse der Quelldaten keinen wirklichen Grund gefunden, woran das lag.

Hier machte sich dann guter Support bezahlt. Ich habe in meiner Ungeduld mal eben eine E-Mail an den Hersteller geschrieben. Schon nach kurzer Zeit bekam ich eine Antwort. Ich durfte Testdaten senden und bekam innerhalb einer Stunde die Lösung mitgeteilt. Und diese lautete wie folgt:

Das Problem ist, dass in der Bezeichnung teilweise ein „=“ am Anfang steht und Excel hier von einer Formel ausgeht. Siehe Zeile 16.267. Sie können das umgehen indem Sie mittels des String Append Heater ein Anführungszeichen am Anfang der Zeichenkette einfügen, siehe Beispiel.

Und das Beispiel konnte ich dann auch sofort verwenden.

Beispiel EXIF Daten

Mit FlowHeater importiere ich die EXIF-Daten völlig automatisch unter Verwendung des Batch-Moduls in unser ERP-System. Jeden Tag. Kein neues oder geändertes Bild wird übersehen. Die entsprechende CSV-Datei lassen ich über ein EXIF-Tool erzeugen. An der Stelle sein angemerkt, dass das Batch-Modul zusätzliche Kosten verursacht, aber auch im Vergleich zu Zeiterspanis und Nutzen ist dies nicht der Rede wert.

Warum lohnt sich die Investition?

  • FlowHeater spart Zeit. Aus meiner Erfahrung heraus kann ich sagen, sehr viel Zeit.
  • Die Software mag in der Optik vielleicht nicht jeden überzeugen, auch ich dachte zu Anfang, hmm, sieht etwas aus der Zeit aus. Doch darf man sich davon nicht im Negativen blenden lassen. Technisch absolut auf der Höhe der Zeit.
  • Es wird eine Batch-Modul angeboten. Definierte Vorgänge lassen sich dadurch automatisieren. Regelmäßiges Übertragen stellt kein Problem dar. Regelmäßiges Befüllen einer MySQL-Datenbank für Web-Anwendungen aus dem eigenen ERP-System oder anderen/weiteren Quellen lassen sich recht einfach realisieren.
  • Wer einmal EXCEL-Daten in sein ERP-System übernehmen wollte, kennt die Basteleien. Das geht mit FlowHeater definitiv deutlich schneller.

 

Total Commander lebt! Version 9 Beta1 erschienen

logo_phpBBKein anderes Tool hat derart lange Bestand in meiner Werkzeugkiste, wie der Total Commander. Ich frage mich nach wie vor, wie man effektiv an seinem PC arbeiten soll, ohne das damals noch Windows Commander genannte Schweizer Messer. Ich bin nach wie vor davon überzeugt, dass wenn man bereit ist, die Möglichkeiten zu erforschen, Shortcuts beherrscht und auch mal die Hilfe bemüht, es einfach nichts produktiveres gibt, im Bereich der Datei- und Verzeichnisverwaltung unter Windows.

An der Stelle einmal ein ausdrückliches „Danke schön“ an Christian Ghisler! Im Übrigen hat er noch nie Update-Gebühren verlangt. Und dies seit vielen Jahren nicht. Und auch mit neuer Version wird er es nicht tun. Ich hätte jedes Update bezahlt. Ohne zu überlegen.

In Version 9.0 beta 1 sind folgende neuen Features enthalten:

Es hat nun wenig Sinn diese Liste hier zu wiederholen. Für mich ein Highlight ist die Integration des „Everything„-Tools. Weitere aus meiner Sicht bedeutende Neurungen sind:

  • Ansichtsmodi, können manuell über das Menü „Anzeigen“ oder automatisch durch benutzerdefinierte Regeln umgeschaltet werden
  • Symbole auf den Tabs (Registerkarten) anzeigen, abhängig vom angezeigten Ordner
  • Gedimmte Symbole für versteckte Dateien / Ordner
  • Klick auf Tab-Header bei Option „gesperrt, aber Verzeichnisänderungen erlaubt“ -> ins Basisverzeichnis dieses Tabs zurückkehren
  • Bessere Unterstützung für Bildschirme mit hoher Auflösung
  • Skalierung der Dialogfelder (OverrideDPI) über Konfigurieren – Einstellungen – Schrift
  • Unicode-Unterstützung für descript.ion-Dateien
  • Umbenennen (Umsch+F6): Pfeil nach oben/Pfeil nach unten um zur vorherigen/nächsten Datei zu springen (konfigurierbar)
  • F5 Kopieren/F6 Bewegen: Combobox mit allen geöffneten Tabs und allen Unterverzeichnissen im Zielfenster (Umsch: Quellfenster)
  • F5 Kopieren: leere Verzeichnisse überspringen durch Anhängen von | **\ an die Zeile „nur Dateien dieses Typs“
  • Dateien direkt löschen (nicht in den Papierkorb): Bei Fehlern erst am Ende der gesamten Operation nachfragen
  • Dateien direkt löschen: Neue Option „Alle überspringen“, falls Dateien fehlen
  • „Everything“-Tool benutzen, um auf NTFS-Laufwerken viel schneller zu suchen, wenn möglich auch bei Netzwerklaufwerken
  • Mehrfach-Umbenenntool:
    • Neue Buttons zum Einfügen seltener benutzter Felder
    • Verbesserter Dialog zur Auswahl von Namensbereichen
    • Automatisches Umbenennen in „name (2).ext“, „name (3).ext“ anbieten, wenn es doppelte Namen gibt, oder Namen, die bereits vorhanden sind
  • Lister:
    • Strg+Umsch+Q: Schnellansicht in einem separaten Lister-Fenster öffnen, Inhalt anpassen beim Wechsel zu anderen Dateien
    • Größeren Puffer verwenden, um große Textblöcke ohne Zeilenumbrüche korrekt anzuzeigen
  • Virtuelle Ordner wie die Netzwerkumgebung asynchron einlesen (schnellere erste Antwort) und in Hintergrund-Thread

Dann werde ich jetzt mal mit dem Beta-test beginnen.

 

Papierloses Büro: Halbautomatische Archivierung preiswert realisiert 

Inspiriert durch diesen Artikel von Caschy habe ich einmal schnell zusammen geschrieben, wie ich mein papierloses Büro realisiert habe.

postscan_offce-n-pdff

Mein größtes Problem war bisher die Disziplin. Und das hatte einen einfachen Grund. Das Scannen war ja schon immer schnell erledigt, in meinem Fall mit Scanner Pro für iOS oder mit meinem ScanSnap. Doch dann lagen da einen Haufen hübsch benannter PDFs und die musste man sich alle noch einmal ansehen, um ihnen einen sinnvollen Namen zu geben und sie in eine vernünftige Ordnerstruktur abzulegen. Ich habe mir ein Rezept erstellt, mit dem ich das alles ein wenig automatisiere oder zumindest vereinfache. Und das alles zu recht günstigen Konditionen.  Die Zutaten dazu sind:

 

  1. Abby Finereader Corporate (~189,– € HVK, deutlich preiswerter im Netz zu finden)
  2. Autohotkey (kostenlos)
  3. xpdf  (kostenlos)
  4. Total Commander  (37,– €, lebenslange Updates)
  5. Office-N-PDF (69,– €)

Zu den Kosten: Das sind lediglich ~295 € für eine rechtssichere Langzeitarchivierung, die folgendes kann:

  • Perfektes OCR
    • Hohe Erkennungsraten
    • Automatisch im Hintergrund
    • Ordner auf neue Dateien prüfen und geplant verarbeiten
  • Anhand von Regeln
    • den Zielordner bestimmen
    • Metadaten aus dem Dokument lesen
    • PDF-Metadaten schreiben
    • Alternativ oder optional in Evernote ablegen
    • Belegtyp, Belegnummer, Belegdatum und Kundennummer aus Dokument lesen
    • In ERP importieren oder verlinken
  • Zusätzliche Informationen im Verzeichnis
    • Für das schnelle manuelle Umbenennen
    • Zum Verschieben in die richtige  Ordnerstruktur
    • Um Regeln unkompliziert erstellen zu können

Nächster Schritt ist das automatische Aufteilen großer Dokumente, ebenfalls nach Regeln. Wenn bspw. mehr als eine Leer(Trenn-)seite vorhanden ist, neues Dokument anlegen. Oder wenn sich die Belegnummer ändert. Damit ist es dann möglich, große Stapel zu scannen und später aufzutrennen.

Das Rezept

Zunächst werden alle Dokumente gescannt. Hier ist dann einzig der korrekte Zielort von Bedeutung. Der Pfad, der als Hotfolder in Abbyy Finereader konfiguriert wurde. Dateiname ist noch völlig irrelevant. Da man hier nicht viel denken muss, ist das dann schnell erledigt. Und man kann einen mobilen Scanner auch so einrichten, dass er per Cloud ebenfalls in diesen Ordner überträgt.

Nun kommt ein von mir geschriebenes Skript zur Anwendung. Es ist für/mit Autohotkey entwickelt. Die Autohotkey-Dokumentantation ist sehr umfangreich, daher gehe ich zu AHK hier nun nicht detaillierter ein.

Was macht nun mein Skript?

Es schreibt mit xpdf den vorab erkannten Inhalt der PDF in eine descript.ion Datei im gleichen Verzeichnis. Je Dokument dort ein Eintrag. Dies wird dann im Total Commander sehr praktisch angezeigt:

postscan_totalcommander

Zunächst habe ich hier nun die Möglichkeit, anhand diese Texte, die mit Strg-Z je Datei auch in voller Größe angezeigt werden, die Dateien sinnvoll zu benennen und zu verschieben. Doch mein Skript fängt jetzt erst richtig an:

Es liest aus einer XML definierte Regeln: postscan_xml

Aus diesen geht u.a. hervor, was in die Metadaten der PDF geschrieben, nach welchen Suchworten das Dokument mit der Regeln verknüpft, oder auch, nach welchem Datum, Belegnummer, etc. gefunden werden soll.

Sobald das Skript fündig geworden ist und dann auch noch alle Aufgaben erfüllen konnte, wird die Datei ins Archiv an richtige Stelle, mit sprechendem Dateinamen und informativen Metadaten verschoben. postscan_pdf

Sollte das Skript zwar zum Dokument eine Regel gefunden haben, aber es fehlen erforderliche Daten, wird dies ebenfalls wieder in die descript.ion-Datei geschrieben und ich sehe sofort, für welche Dateien ich die Regeln überarbeiten muss. Im optimalen Fall, habe ich für alle meine eingehenden Belege Regeln definiert. Dann brauche ich nur noch scannen. Sonst nichts. Danach ist der Eingangsordner leer.

Evernote-Integration

Für Dokumente, die ich mobil dabei haben möchte, kann ich Evernote-Daten angeben. Sie werden dann auch gleich mit Tags und ordentlichem Titel dort importiert.

Das Langzeitarchiv

Nun müssen die Dokumente noch gesetzeskonform in ein unveränderliches Langzeitarchiv. Hierzu verwende ich Office-N-PDF von JBSoftware. Diese Lösung hat den für mich den entscheidenden Vorteil: Es importiert Archive aus einer Ordnerstruktur und bildet diese exakt im Kategoriebaum so ab. Und beim Export kann man diese Struktur ebenfalls wiederherstellen. Hieraus ergibt sich in Kombination mit den Metadaten im PDF-Dokument eine völlige Unabhängigkeit. Solange es aber JBSoftware gibt, Office-N-PDF weiterentwickelt wird, kann ich mich an Volltextsuche, schönem Kategoriebaum, gespeicherte Suchen (bspw für Steuererklärung) und vielem mehr erfreuen.

ERP-Integration

Im ERP-System, im meinem Fall TimeLine Enterprise, möchte ich nun ebenfalls diese Dokumente im Zugriff haben. Hier importiere ich, ebenfalls mit meinem Skript, komprimierte, kleinere Versionen der archivierten Dokumente inkl. eines Office-N-PDF-URL zum Archiv, so es dann doch mal das Original sein muss.

Und die Originale?

Die Originale hefte ich in Ordnern, je Jahr, unterteilt je Monat, chronologisch ab. Es wird nichts entsorgt. Durch die Chronologie ist aber dennoch alles immer schnell wiederfindbar. Da brauche ich weder Barcodes noch sonstige Stempel. Da ich mit einem Ordner je Jahr hinkomme, maximal 2, nimmt das alles nicht nennenswert Platz weg.

Fazit

Es war zugegebenermaßen recht viel Arbeit, das Autohotkey-Skript zu schreiben, zumal ich die Sprache auch noch mehr lernen musste. Meine Zeit eingerechnet, ist das vielleicht doch nicht eine so ganz preiswerte Lösung. Aber ich wollte auch AHK lernen. Und ich bin nun unabhängig. Letzteres gerade für meine in mancher Hinsicht wertvollen Dokumente, ein unglaublich wichtiges Argument. Und es ist natürlich auch nicht zu vergessen, dass die Regeln geschrieben werden müssen. Das hatte ich in einer ersten Version alles in einer CSV-Datei. Hier hat sich die Umstellung auf XML wirklich gelohnt. Denkbar wäre nun noch, die Regeln im ERP-System abzulegen. Aber auch das ist meiner geplanten Folgeversion vorbehalten.